Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement VZW De PluMe

1. Inschrijvingen 

VZW De PluMe organiseert verschillende activiteiten voor haar doelpubliek.


Voor verschillende van deze activiteiten dient vooraf ingeschreven te worden. Dit om
het de VZW mogelijk te maken de nodige voorbereidingen te treffen en indien nodig de correcte hoeveelheden materiaal (zoals broodjes, drankjes, …) aan te schaffen.


Er dient ingeschreven te zijn tegen de uiterlijke inschrijvingsdatum. Deze staat altijd
duidelijk vermeld op de uitnodiging die via de gebruikelijke kanalen verspreid word.


Bij de inschrijving dient steeds het correcte aantal deelnemers vermeld te worden.
Wanneer het aantal ingeschrevenen toch zou wijzigen, dan dient de VZW hier zo snel mogelijk van op de hoogte gebracht te worden. Dit ten laatste 7 dagen voor de dag van de activiteit.


Een inschrijving voor een activiteit kan enkel aanvaard worden als deze via e-mail
gebeurt.


Het te gebruiken e-mailadres voor de inschrijving staat steeds duidelijk vermeld op de uitnodiging en/of de uitnodigingse-mail. Een poging tot inschrijving via een ander
kanaal zoals bijvoorbeeld Messenger, Facebook, Instagram, Whatsapp, SMS of andere zal niet aanvaard worden.

2. Waarborg

Bij inschrijving voor een activiteit georganiseerd door VZW De PluMe kan een waarborg worden gevraagd.


Het bedrag van de waarborg zal altijd meegedeeld worden op de uitnodiging of in de
uitnodigingse-mail.


Deze waarborg dient volledig en tegen de uiterste inschrijvingsdatum op de
bankrekening van de VZW te staan. Het te gebruiken bankrekeningnummer staat steeds vermeld in de uitnodiging of uitnodigingse-mail.


Indien de waarborg niet op de correcte datum op de rekening staat dan behoud de VZW het recht om de inschrijvingsaanvraag te annuleren.
Bij dispuut kan de VZW een bankafschrift vragen met duidelijke vermelding van de
overschrijvingsdatum.


Uiterlijk 14 dagen na de activiteit zal de waarborg terugbetaald worden. De waarborg kan nooit overgedragen naar een volgende activiteit.

3. Afwezigheid en/of annulering

Een ingeschreven gezin heeft het recht om af te zien van de inschrijving met integrale teruggave van de waarborg tot 7 dagen voor de activiteit.


Annuleert een ingeschreven gezin minder dan 7 dagen voor de activiteit dan behoudt de VZW het recht om de reeds betaalde waarborg van het gezin in te houden. Enkel een geldig doktersattest of ander officieel stavingsdocument kan aanvaard worden om alsnog de betaalde waarborg terug te krijgen.


Na een afwezigheid/annulering zonder reden, voorafgaande verwittiging of geldig
doktersattest/officieel stavingsmiddel wordt de waarborg voor de volgende drie
activiteiten opgetrokken tot 20 euro.


Bij een tweede afwezigheid/annulering zonder attest of stavingsmiddel dan verliest het ingeschreven gezin de waarborg en zal deze geschrapt worden van de uitnodigingslijst.


Indien het aantal deelnemers per deelnemend gezin op de dag van de activiteit niet
overeenstemt met het ingeschreven aantal, en er werd niet tijdig verwittigd, dan zal de VZW zich genoodzaakt zien om de waarborg in te houden en dit om de reeds door hen gemaakte kosten te vergoeden.

4. Verloop van de activiteit

De ingeschreven gezinnen dienen zich op de dag van de activiteit altijd aan te melden bij iemand van het bestuur van de VZW. Deze persoon zal nagaan of het aantal deelnemers overeenstemt met het aantal ingeschrevenen en zal de laatste informatie over de activiteit meedelen.


De deelnemende gezinnen worden verwacht aanwezig te zijn op de plaats en het tijdstip, meegedeeld op de uitnodiging en/of de bevestiging van inschrijving.
Er kan in het geval van een activiteit met verplaatsing zoals bijvoorbeeld een daguitstap met busvervoer tot maximaal 15 minuten gewacht worden. Gezinnen die na deze wachtperiode aankomen, kunnen niet meer toegelaten worden tot de activiteit en verliezen ook hun waarborg.

5. Verantwoordelijkheid

Tijdens elke activiteit die georganiseerd word door VZW De PluMe of in samenwerking met een andere partij is elk gezin verantwoordelijk voor haar eigen gezinsleden.


VZW De PluMe kan niet worden verantwoordelijk, noch aansprakelijk gesteld worden
voor gebeurlijke ongevallen tijdens de activiteit.

6. Aanvaarding en betwistingen

Door het betalen van de waarborg gaat het ingeschreven gezin akkoord met alle
voorgaande vermelde bepalingen van dit huishoudelijk reglement.


Dit huishoudelijk reglement kan ten allen tijden en op simpel verzoek digitaal, via e-mail verkregen worden.


Betwistingen van beslissingen, genomen door het voltallige bestuur van de VZW, dienen via e-mail gemeld te worden op het e-mail adres vermeld op de uitnodiging of in de uitnodigingse-mail.


Aanpassingen of wijzigingen aan het huishoudelijk reglement kunnen voorvallen maar
zullen altijd bij het versturen van de uitnodigingse-mail voor de volgende activiteit
meegedeeld worden.

website door GB Services